ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENDAFTARAN MAHASISWA BARU
DI AMIK JTC SEMARANG
OLEH :
RUHUIRAHAYU P A /11020864
TRI SETYANINGSIH /11020875
DKA 3.1
AMIK JTC SEMARANG
2012/2013
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 2
BAB I PENDAHULUAN 3
1.1 Latar Belakang 3
1.2 Perumusan Masalah .3
1.3 Ruang Lingkup Masalah .3
1.4 Tujuan ..................................................................................................................4
1.5 Metodologi Penelitian ..........................................................................................4
BAB II ANALISA SISTEM 5
2.1 Deskripsi Sistem Saat Ini 5
2.2 User Requirment 6
2.3 Analisa Kebutuhan 7
2.4 Analisa PIECES 7
2.5 Analisa Kelemahan Sitem 8
2.6 Analisa Kelayakan 9
BAB III DESAIN SISTEM 11
3.1 Diagram Konteks 11
3.2 Data Flow Diagram (DFD) 12
3.3 Diagram Usecase 15
3.4 Diagram Class Sistem Pendaftaran 16
3.5 ER-Diagram 17
3.6 Konseptual Data Model 18
3.7 Physical Data Model 19
3.8 Diagram Sequen 20
3.9 Diagram Kolaborasi 21
BAB IV PENUTUP 22
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Balakang
Pada era modern seperti sekarang ini kita senantiasa ingin menjalankan suatu hal dengan serba praktis, cepat, aman dan akurat. Didukung dengan teknologi yang kian berkembang semakin memudahkan cara kerja manusia sebagai user dan dapat memuaskan konsumen. Untuk itu perlu diadakan analisis dan kemudian untuk merancang sistem baru yang lebih baik.
Dalam makalah ini kami akan menganalisa suatu sistem pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru di AMIK JTC Semarang. Dari analisa tersebut kami dapat mengidentifikasi masalah dan kelemahan sistem lama, sehingga kami dapat membuat pemecahan masalah atau solusi untuk mengubah sistem sesuai kebutuhan yaitu lebih efektif dan efisien. Kemudian kami buat rancangan kebutuhan sistem yang meliputi hardware, software dan brainware
1.2. Perumusan Masalah
Permasalahan yang timbul untuk membuat sistem pada AMIK JTC Semarang adalah bagaimana merancang proses pendaftaran dengan sistem yang baru?
1.3. Ruang Lingkup Masalah
Dari permasalahan diatas kami memberi solusi sbb:
• Membuat sebuah sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru secara online. Meliputi deskripsi kampus, informasi syarat dan biaya pendaftaran, pengisian formulir pendaftaran, informasi pelaksanaan ujian masuk, informasi hasil mahasiswa yang diterima, informasi mengenai heregistrasi, dan informasi kalender perkuliahan.
• Dengan adanya sistem tersebut akan tercapai pelayanan yang lebih efisien, mengatasi antrian di FO saat pendaftaran dan meringankan tugas staf FO.
• Meminimalkan kesalahan pendataan.
• Calon mahasiswa hanya datang ke kampus saat mengikuti ujian masuk dan heregistrasi.
• Pembayaran biaya pendaftaran, heregistrasi, biaya pengembangan dan lain-lain bisa dilakukan dengan transfer via bank.
1.4. Tujuan
Merancang suatu sistem pendaftaran mahasiswa baru secara online sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan pada customer, selain itu untuk membantu proses pencatatan dan pembuatan laporan sehingga admin bisa bekerja dengan lebih efektif dan efisien .
1.5. Metodologi Penelitian
Dalam melakukan pembangunan aplikasi pendaftaran mahasiswa baru secara online, metode penelitian yang saya lakukan adlah :
1. Studi literature
Mengetahui teori-teori dasar sistem informasi untuk pembuatan desain dan aplikasi pendaftaran secara online.
2. Analisa dan desain
Membuat analisis mengenai kebutuhan kampus dan menuangkannya dalam Diagram konteks, Diagram Sequen, Diagram kolaborasi,Data Flow Diagran (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), use case, Diagram Class, Diagram Objek, Phisical Data Model.
BAB II
ANALISA SISTEM
Bagian ini menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang dimulai dengan mendiskripsikan sistem saat ini lalu mencari user requirement dengan cara berinteraksi secara langsung dengan pihak customer. Setelah proses tersebut selesai, maka dilanjutkan dengan menganalisa kebutuhan kampus sesuai dengan user requirement dan kemudian mendesain suatu sistem baru yang mampu mengakomodasi kebutuhan kampus. Desain ini meliputi Diagram konteks, Diagram Sequen, Diagram kolaborasi, Data Flow Diagran (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), use case, Diagram Class, Diagram Objek, Phisical Data Model.
2.1. Diskripsi Sistem Saat ini
Pada pengamatan yang kami lakukan dapat dihasilkan deskripsi mengenai sistem pendaftaran mahasiswa baru di AMIK JTC SEMARANG yaitu :
• Calon mahasiswa mendapat informasi tentang kampus melalui brosur atau dari teman.
• Calon mahasiswa datang ke kampus untuk observasi sebagai pertimbangan mengenai deskripsi kampus.
• Calon mahasiswa datang ke kampus untuk mendaftar, dengan mengambil kertas formulir di FO, mengisi formulir pendaftaran yang berisi biodata dan jurusan yang dipilih lalu menyerahkan kembali formulir tersebut kepada staf FO beserta membayar biaya pendaftaran.
• Staf FO mengumpulkan formulir yang telah diisi lalu mendata secara manual, demikian pula pada pencatatan biaya pendaftaran.
• Nama-nama mahasiswa yang diterima ditempel pada papan pengumuman di kampus, sehingga mereka bisa melihatnya dengan datang langsung.
• Staf FO memberikan kalender perkuliahan
Calon mahasiswa datang ke kampus sesuai kalender untuk mendapatkan pengarahan dari Direktur dan jajaran lainnya, melakukan heregistrasi secara manual, menerima wearpack dan kain jas almamater, foto untuk KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), kartu anggota perpustakaan dan berkas lainya.
2.2 User Requirement
Metode yang dilakukan untuk mencari user requirement adalah dengan melakukan wawancara kepada calon mahasiswa baru dan staf kampus.
Berdasarkan data dan informasi yang dikumpulkan, maka dapat disimpulkan bahwa didalam sistem pendaftaran mahasiswa baru di AMIK JTC Semarang dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1. Kurang efisien dalam pelayanan, karena keterbatasan tenaga staf FO sehingga terjadi antrian yang cukup lama.
2. Besar resiko kesalahan atau kerancuan data, karena penginputan data dilakukan secara manual dengan mencatat di buku administrasi.
3. Adanya resiko kehilangan bila menyimpan uang terlalu banyak oleh staf FO.
4. Kurangnya pelayanan informasi untuk calon mahasiswa, sehingga calon mahasiswa harus berkali-kali datang ke kampus.
5. Butuh banyak waktu dan biaya untuk calon mahasiswa bila harus berkali-kali datang ke kampus, sesampai di kampus mereka juga masih harus lama mengantri untuk mendapatkan pelayanan, berdesak-desakan di depan papan pengumuman dan lain-lain.
Berdasarkan beberapa masalah yang didiskripsikan diatas maka diperoleh user requirement sbb:
• User requirement dari sisi kampus:
Kampus mengharapkan suatu sistem yang mampu membantu dalam proses pandataan calon mahasiswa, seleksi, pembayaran dan pembuatan laporan. Sistem seperti ini dirasa akan mampu membantu operasional kampus dan meminimalkan terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh manusia karena sistem sudah melakukan proses pendataan dan pelaporan.
• User requirement dari sisi customer:
1. Customer menginginkan sistem yang efektif dalam proses pendaftaran sehingga mereka tidak perlu berkali-kali datang ke kampus.
2. Customer menginginkan sistem dimana mereka bisa mendapatkan informasi tentang deskripsi kampus, informasi syarat dan biaya pendaftaran, pengisian formulir pendaftaran, informasi pelaksanaan ujian masuk, informasi hasil mahasiswa yang diterima, informasi mengenai heregistrasi, dan informasi kalender perkuliahan.
2.3. Analisa Kebutuhan
Berdasarkan keadaan sistem yang ada saat ini dan user requirement pihak kampus dan customer, maka sistem baru yang dibutuhkan oleh kampus adalah sebagai berikut :
• Perancangan teknologi sebuah sistem secara umum
1. Hardware (perangkat keras)
terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat output dan simpanan luar.
misalnya
2. Software (perangkat lunak)
program/sistem yg akan kita buat.
3. Brainware
Dibutuhkan seorang programer untuk membuat program atau sistem tersebut dan sebagai user yaitu siapapun yang membuka atau menggunakan program tersebut.
• Pihak kampus membuka rekening atas nama AMIK JTC Semarang di Bank.
2.4. Analisa PIECES
Berdasarkan permasalahan yang terjadi, maka perlu dilakukan perancangan sistem, namun sebelum itu terdapat proses analisis sistem. Metode Analisis yang digunakan adalah Analisis Masalah Sistem menggunakan PIECES.
Analisis PIECES (Performance, Information, Economic,Controlling, Eficiency dan Services) pada sistem pendaftaran mahasiswa baru di AMIK JTC SEMARANG adalah sbb:
1. Performance ( Kinerja Sistem )
Kinerja sistem yang terdauhulu tidak praktis karena masih sepenuhnya menggunakan tenaga dan pikiran manusia untuk mengolahnya.
Pada sistem yang kami buat ini, kami menawarkan kepraktisan dalam menyeleksi data-data yang ada ( data penerimaan mahasiswa baru ) sehingga tinggal menginputkan data-data yang dibutuhkan komputer maka data yang diinginkan bisa terbentuk.
2.Information ( Informasi yang disajikan )
Informasi pada sistem lama kurang memuaskan, butuh waktu dan tenaga sehingga kurang efisien dan kurang jelas. Untuk informasi yang disajikan pada sistem yang kami buat ini kami sesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan, karena kami berikan informasi yang sesuai dengan kemauan si operator dengan lebih cepat.
3.Economics ( Keuntungan yang dapat diraih )
Pada sistem yang kami buat mewarkan keuntungan berupa kecepatan pengolahan data yang lebih cepat, sehingga waktu yang dibutuhkan dalam pengerjaan suatu penyeleksian data lebih cepat, sedangkan dengan sistem yang terdahulu untuk pengerjaan pekerjaan tersebut membutukan waktu yang cukup lama.
4.Control ( Keamanan sistem )
Pada sistem yang terdahulu pemikiran manusia masih bisa ikut campur dalam pengerjaan sistem, sehingga tidak menutup kemungkinan adanya perubahan data yang dilakukan tanpa sepengetahuan admin. Sedangkan pada sistem yang kami buat ini,kami desain dengan sistem keamanan yang berlapis dan membutuhkan password untuk membukanya, sehingga hanya staf yang bertugas ( admin ) yang bisa membuka dan melaksanakan pemasukan data.
5.Efficiency ( Efisien orang dan Proses )
Efisien pada sistem kami adalah semua pengerjaan dilakukan pada komputer sehingga manusia hanya tinggal menunggu hasil yang dikerjakan oleh komputer, yang proses dalam pengerjaan tersebut telah kami sesuaikan dengan sistem yang terdahulu ( sistem yang berlaku ), sehingga keefisiensiannya sangat besar dalam pengerjaan penyelesian penerimaan mahasiswa baru karena menggatikan kinerja banyak orang dan waktu proses yang dibutuhkan.
6.Service ( Layanan yang diberikan )
Layanan yang kami berikan adalah berupa tampilan ( interface ) program yang mudah dimengerti bagi pengguna komputer pemula, sehingga tidak akan menyusahkan bagi operator komputer yang masih baru untuk menjalankan program tersebut dan melakukan proses yang dibutuhkan.
2.5. Analisa Kelemahan Sistem
Analisis terhadap kelemahan sistem dilakukan dengan tujuan untuk menunjukkan apa saja yang tidak maksimal dan tidak optimal dalam sistem tersebut sehingga perlu diidentifikasi dan dievaluasi melalui beberapa faktor yaitu pengukuran pekerjaan, distribusi pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan dan dokumen.
1. Pengukuran pekerjaan merupakan analisis terhadap standar kinerja dan produktivitas admin dalam melaksanakan pekerjaannya. Berarti beban kerja admin berat dan banyak sedangkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut menghabiskan banyak waktu, biaya dan tenaga.
2. Distribusi pekerjaan Merupakan analisis dari proses-proses serta prosedur kerja yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, Analisis ini memperlihatkan struktur organisasi yang cukup baik. Masing-masing admin bekerja sesuai dengan fungsi, tugas dan tanggung jawab dalam pembagian pekerjaan. Namun secara keseluruhan jika dilihat dari struktur yang ada masih terdapat double job untuk satu personil karena admin yang masih merangkap lebih dari satu fungsi ( pelayanan informasi, pendataan dan pembayaran )
3. Keandalan, Dari hasil analisis kehandalan pada sistem lama dapat diketahui bahwa setiap proses dan prosedur pekerjaan yang terlibat dalam sistem pendaftaran dilakukan dengan kurang handal, hal ini dibuktikan dengan masih terdapat banyak kesalahan-kesalahan meskipun akhirnya juga dapat dibetulkan.
4. Teknologi, Merupakan analisis atas teknologi yang sudah digunakan dalam sistem lama. Selama ini teknologi yang digunakan hanya berupa pencatatan pada buku dan menggunakan banyak arsip ( formulir pendaftaran ) sebagai dokumen. Sehingga penggunaan teknologi belum maksimal dalam kegiatan pelayanan kepada customer.
5. Laporan, Merupakan analisis atas laporan hasil pengolahan data sistem informasi pendaftaran sebagai hasil dari proses sebelumnya. Namun data dan informasi yang dihasilkan kurang akurat
6. Dokumen, Analisis dokumen berkaitan dengan kualitas informasi (akurat, tepat waktu dan relevan) dan nilai informasi (biaya informasi dan manfaat informasi) yang dihasilkan. Adapun dokumen yang diperlukan dalam sistem ini adalah data pendaftaran, data seleksi, data pembayaran, data informasi kampus.
2.6. Analisa Kelayakan
Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak atau tidaknya sistem tersebut. Aspek-aspek kelayakan yang akan dianalisis dalam perancangan sistem antara lain: kelayakan operasional, teknologi dan kelayakan ekonomi. Analisa kelayakan untuk AMIK JTC SEMARANG adalah sbb :
1. Kelayakan Operasional
Saat ini operasional kampus masih dilakukan secara manual baik dalam pendataan, pembuatan laporan, maupun penyediaan informasi sehingga mengalami banyak masalah dan kendala seperti yang sudah diungkapkan sebelumnya. Untuk itu, sistem ini dianggap layak dibangun karena dapat membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh kampus.
2. Kelayakan Teknologi
AMIK JTC Semarang merupakan kampus yang terakreditasi dan teknologi yang mereka miliki sekarang sudah cukup untuk digunakan dalam pengembangan sistem. Sedangkan untuk customer melakukan pencarian informasi dan melakukan pendaftaran melalui akses internet.
3. Kelayakan Ekonomi
Dari segi ekonomi AMIK JTC Semarang sangat layak untuk pengadaan sistem yang baru karena omset dan peminat yang makin bertambah banyak tiap tahunnya. Dengan adanya sistem baru yang terkomputerisasi akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi perusahaan.
BAB III
DESAIN SISTEM
Pada bab ini akan dijelaskan tentang desain sistem untuk AMIK JTC Semarang yang meliputi Diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD), Diagram use case, Diagram Class, Diagram Sequen, Diagram kolaborasi, Entity Relationship Diagram (ERD), Diagram Objek, Phisical Data Model.
3.1 Diagram Konteks
3.2 Data Flow Diagram ( DFD )
3.3 Diagram Use Case
3.4 Diagram Class Sistem Pendaftaran
3.5 Diagram Objek Sistem Pendaftaran
3.6 ER – Diagram
3.7 Konseptual Data Model
3.8 Physical Data Model
3.9 Diagram Sequen 3.10 Diagram Kolaborasi
BAB IV
PENUTUP
Demikian hasil pengamatan dan analisa kami mengenai sistem penerimaan mahasiswa baru pada AMIK JTC Semarang, kami berharap rancangan sistem kami bisa menjadi pertimbangan pihak kampus untuk memperbaiki sistem yang ada ke sistem secara online untuk memudahkan semua pihak.
Sebagai penulis, kami sadar bahwa masi banyak kekurangan yang ada dalam penulisan makalah ini,oleh sebab itu sudi kiranya para pembaca mau memberi kritik dan saran untuk menjadi acuan dalam pembuatan makalah berikutnya.
PENULIS
PENDAFTARAN MAHASISWA BARU
DI AMIK JTC SEMARANG
OLEH :
RUHUIRAHAYU P A /11020864
TRI SETYANINGSIH /11020875
DKA 3.1
AMIK JTC SEMARANG
2012/2013
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 2
BAB I PENDAHULUAN 3
1.1 Latar Belakang 3
1.2 Perumusan Masalah .3
1.3 Ruang Lingkup Masalah .3
1.4 Tujuan ..................................................................................................................4
1.5 Metodologi Penelitian ..........................................................................................4
BAB II ANALISA SISTEM 5
2.1 Deskripsi Sistem Saat Ini 5
2.2 User Requirment 6
2.3 Analisa Kebutuhan 7
2.4 Analisa PIECES 7
2.5 Analisa Kelemahan Sitem 8
2.6 Analisa Kelayakan 9
BAB III DESAIN SISTEM 11
3.1 Diagram Konteks 11
3.2 Data Flow Diagram (DFD) 12
3.3 Diagram Usecase 15
3.4 Diagram Class Sistem Pendaftaran 16
3.5 ER-Diagram 17
3.6 Konseptual Data Model 18
3.7 Physical Data Model 19
3.8 Diagram Sequen 20
3.9 Diagram Kolaborasi 21
BAB IV PENUTUP 22
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Balakang
Pada era modern seperti sekarang ini kita senantiasa ingin menjalankan suatu hal dengan serba praktis, cepat, aman dan akurat. Didukung dengan teknologi yang kian berkembang semakin memudahkan cara kerja manusia sebagai user dan dapat memuaskan konsumen. Untuk itu perlu diadakan analisis dan kemudian untuk merancang sistem baru yang lebih baik.
Dalam makalah ini kami akan menganalisa suatu sistem pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru di AMIK JTC Semarang. Dari analisa tersebut kami dapat mengidentifikasi masalah dan kelemahan sistem lama, sehingga kami dapat membuat pemecahan masalah atau solusi untuk mengubah sistem sesuai kebutuhan yaitu lebih efektif dan efisien. Kemudian kami buat rancangan kebutuhan sistem yang meliputi hardware, software dan brainware
1.2. Perumusan Masalah
Permasalahan yang timbul untuk membuat sistem pada AMIK JTC Semarang adalah bagaimana merancang proses pendaftaran dengan sistem yang baru?
1.3. Ruang Lingkup Masalah
Dari permasalahan diatas kami memberi solusi sbb:
• Membuat sebuah sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru secara online. Meliputi deskripsi kampus, informasi syarat dan biaya pendaftaran, pengisian formulir pendaftaran, informasi pelaksanaan ujian masuk, informasi hasil mahasiswa yang diterima, informasi mengenai heregistrasi, dan informasi kalender perkuliahan.
• Dengan adanya sistem tersebut akan tercapai pelayanan yang lebih efisien, mengatasi antrian di FO saat pendaftaran dan meringankan tugas staf FO.
• Meminimalkan kesalahan pendataan.
• Calon mahasiswa hanya datang ke kampus saat mengikuti ujian masuk dan heregistrasi.
• Pembayaran biaya pendaftaran, heregistrasi, biaya pengembangan dan lain-lain bisa dilakukan dengan transfer via bank.
1.4. Tujuan
Merancang suatu sistem pendaftaran mahasiswa baru secara online sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan pada customer, selain itu untuk membantu proses pencatatan dan pembuatan laporan sehingga admin bisa bekerja dengan lebih efektif dan efisien .
1.5. Metodologi Penelitian
Dalam melakukan pembangunan aplikasi pendaftaran mahasiswa baru secara online, metode penelitian yang saya lakukan adlah :
1. Studi literature
Mengetahui teori-teori dasar sistem informasi untuk pembuatan desain dan aplikasi pendaftaran secara online.
2. Analisa dan desain
Membuat analisis mengenai kebutuhan kampus dan menuangkannya dalam Diagram konteks, Diagram Sequen, Diagram kolaborasi,Data Flow Diagran (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), use case, Diagram Class, Diagram Objek, Phisical Data Model.
BAB II
ANALISA SISTEM
Bagian ini menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang dimulai dengan mendiskripsikan sistem saat ini lalu mencari user requirement dengan cara berinteraksi secara langsung dengan pihak customer. Setelah proses tersebut selesai, maka dilanjutkan dengan menganalisa kebutuhan kampus sesuai dengan user requirement dan kemudian mendesain suatu sistem baru yang mampu mengakomodasi kebutuhan kampus. Desain ini meliputi Diagram konteks, Diagram Sequen, Diagram kolaborasi, Data Flow Diagran (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), use case, Diagram Class, Diagram Objek, Phisical Data Model.
2.1. Diskripsi Sistem Saat ini
Pada pengamatan yang kami lakukan dapat dihasilkan deskripsi mengenai sistem pendaftaran mahasiswa baru di AMIK JTC SEMARANG yaitu :
• Calon mahasiswa mendapat informasi tentang kampus melalui brosur atau dari teman.
• Calon mahasiswa datang ke kampus untuk observasi sebagai pertimbangan mengenai deskripsi kampus.
• Calon mahasiswa datang ke kampus untuk mendaftar, dengan mengambil kertas formulir di FO, mengisi formulir pendaftaran yang berisi biodata dan jurusan yang dipilih lalu menyerahkan kembali formulir tersebut kepada staf FO beserta membayar biaya pendaftaran.
• Staf FO mengumpulkan formulir yang telah diisi lalu mendata secara manual, demikian pula pada pencatatan biaya pendaftaran.
• Nama-nama mahasiswa yang diterima ditempel pada papan pengumuman di kampus, sehingga mereka bisa melihatnya dengan datang langsung.
• Staf FO memberikan kalender perkuliahan
Calon mahasiswa datang ke kampus sesuai kalender untuk mendapatkan pengarahan dari Direktur dan jajaran lainnya, melakukan heregistrasi secara manual, menerima wearpack dan kain jas almamater, foto untuk KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), kartu anggota perpustakaan dan berkas lainya.
2.2 User Requirement
Metode yang dilakukan untuk mencari user requirement adalah dengan melakukan wawancara kepada calon mahasiswa baru dan staf kampus.
Berdasarkan data dan informasi yang dikumpulkan, maka dapat disimpulkan bahwa didalam sistem pendaftaran mahasiswa baru di AMIK JTC Semarang dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1. Kurang efisien dalam pelayanan, karena keterbatasan tenaga staf FO sehingga terjadi antrian yang cukup lama.
2. Besar resiko kesalahan atau kerancuan data, karena penginputan data dilakukan secara manual dengan mencatat di buku administrasi.
3. Adanya resiko kehilangan bila menyimpan uang terlalu banyak oleh staf FO.
4. Kurangnya pelayanan informasi untuk calon mahasiswa, sehingga calon mahasiswa harus berkali-kali datang ke kampus.
5. Butuh banyak waktu dan biaya untuk calon mahasiswa bila harus berkali-kali datang ke kampus, sesampai di kampus mereka juga masih harus lama mengantri untuk mendapatkan pelayanan, berdesak-desakan di depan papan pengumuman dan lain-lain.
Berdasarkan beberapa masalah yang didiskripsikan diatas maka diperoleh user requirement sbb:
• User requirement dari sisi kampus:
Kampus mengharapkan suatu sistem yang mampu membantu dalam proses pandataan calon mahasiswa, seleksi, pembayaran dan pembuatan laporan. Sistem seperti ini dirasa akan mampu membantu operasional kampus dan meminimalkan terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh manusia karena sistem sudah melakukan proses pendataan dan pelaporan.
• User requirement dari sisi customer:
1. Customer menginginkan sistem yang efektif dalam proses pendaftaran sehingga mereka tidak perlu berkali-kali datang ke kampus.
2. Customer menginginkan sistem dimana mereka bisa mendapatkan informasi tentang deskripsi kampus, informasi syarat dan biaya pendaftaran, pengisian formulir pendaftaran, informasi pelaksanaan ujian masuk, informasi hasil mahasiswa yang diterima, informasi mengenai heregistrasi, dan informasi kalender perkuliahan.
2.3. Analisa Kebutuhan
Berdasarkan keadaan sistem yang ada saat ini dan user requirement pihak kampus dan customer, maka sistem baru yang dibutuhkan oleh kampus adalah sebagai berikut :
• Perancangan teknologi sebuah sistem secara umum
1. Hardware (perangkat keras)
terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat output dan simpanan luar.
misalnya
2. Software (perangkat lunak)
program/sistem yg akan kita buat.
3. Brainware
Dibutuhkan seorang programer untuk membuat program atau sistem tersebut dan sebagai user yaitu siapapun yang membuka atau menggunakan program tersebut.
• Pihak kampus membuka rekening atas nama AMIK JTC Semarang di Bank.
2.4. Analisa PIECES
Berdasarkan permasalahan yang terjadi, maka perlu dilakukan perancangan sistem, namun sebelum itu terdapat proses analisis sistem. Metode Analisis yang digunakan adalah Analisis Masalah Sistem menggunakan PIECES.
Analisis PIECES (Performance, Information, Economic,Controlling, Eficiency dan Services) pada sistem pendaftaran mahasiswa baru di AMIK JTC SEMARANG adalah sbb:
1. Performance ( Kinerja Sistem )
Kinerja sistem yang terdauhulu tidak praktis karena masih sepenuhnya menggunakan tenaga dan pikiran manusia untuk mengolahnya.
Pada sistem yang kami buat ini, kami menawarkan kepraktisan dalam menyeleksi data-data yang ada ( data penerimaan mahasiswa baru ) sehingga tinggal menginputkan data-data yang dibutuhkan komputer maka data yang diinginkan bisa terbentuk.
2.Information ( Informasi yang disajikan )
Informasi pada sistem lama kurang memuaskan, butuh waktu dan tenaga sehingga kurang efisien dan kurang jelas. Untuk informasi yang disajikan pada sistem yang kami buat ini kami sesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan, karena kami berikan informasi yang sesuai dengan kemauan si operator dengan lebih cepat.
3.Economics ( Keuntungan yang dapat diraih )
Pada sistem yang kami buat mewarkan keuntungan berupa kecepatan pengolahan data yang lebih cepat, sehingga waktu yang dibutuhkan dalam pengerjaan suatu penyeleksian data lebih cepat, sedangkan dengan sistem yang terdahulu untuk pengerjaan pekerjaan tersebut membutukan waktu yang cukup lama.
4.Control ( Keamanan sistem )
Pada sistem yang terdahulu pemikiran manusia masih bisa ikut campur dalam pengerjaan sistem, sehingga tidak menutup kemungkinan adanya perubahan data yang dilakukan tanpa sepengetahuan admin. Sedangkan pada sistem yang kami buat ini,kami desain dengan sistem keamanan yang berlapis dan membutuhkan password untuk membukanya, sehingga hanya staf yang bertugas ( admin ) yang bisa membuka dan melaksanakan pemasukan data.
5.Efficiency ( Efisien orang dan Proses )
Efisien pada sistem kami adalah semua pengerjaan dilakukan pada komputer sehingga manusia hanya tinggal menunggu hasil yang dikerjakan oleh komputer, yang proses dalam pengerjaan tersebut telah kami sesuaikan dengan sistem yang terdahulu ( sistem yang berlaku ), sehingga keefisiensiannya sangat besar dalam pengerjaan penyelesian penerimaan mahasiswa baru karena menggatikan kinerja banyak orang dan waktu proses yang dibutuhkan.
6.Service ( Layanan yang diberikan )
Layanan yang kami berikan adalah berupa tampilan ( interface ) program yang mudah dimengerti bagi pengguna komputer pemula, sehingga tidak akan menyusahkan bagi operator komputer yang masih baru untuk menjalankan program tersebut dan melakukan proses yang dibutuhkan.
2.5. Analisa Kelemahan Sistem
Analisis terhadap kelemahan sistem dilakukan dengan tujuan untuk menunjukkan apa saja yang tidak maksimal dan tidak optimal dalam sistem tersebut sehingga perlu diidentifikasi dan dievaluasi melalui beberapa faktor yaitu pengukuran pekerjaan, distribusi pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan dan dokumen.
1. Pengukuran pekerjaan merupakan analisis terhadap standar kinerja dan produktivitas admin dalam melaksanakan pekerjaannya. Berarti beban kerja admin berat dan banyak sedangkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut menghabiskan banyak waktu, biaya dan tenaga.
2. Distribusi pekerjaan Merupakan analisis dari proses-proses serta prosedur kerja yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, Analisis ini memperlihatkan struktur organisasi yang cukup baik. Masing-masing admin bekerja sesuai dengan fungsi, tugas dan tanggung jawab dalam pembagian pekerjaan. Namun secara keseluruhan jika dilihat dari struktur yang ada masih terdapat double job untuk satu personil karena admin yang masih merangkap lebih dari satu fungsi ( pelayanan informasi, pendataan dan pembayaran )
3. Keandalan, Dari hasil analisis kehandalan pada sistem lama dapat diketahui bahwa setiap proses dan prosedur pekerjaan yang terlibat dalam sistem pendaftaran dilakukan dengan kurang handal, hal ini dibuktikan dengan masih terdapat banyak kesalahan-kesalahan meskipun akhirnya juga dapat dibetulkan.
4. Teknologi, Merupakan analisis atas teknologi yang sudah digunakan dalam sistem lama. Selama ini teknologi yang digunakan hanya berupa pencatatan pada buku dan menggunakan banyak arsip ( formulir pendaftaran ) sebagai dokumen. Sehingga penggunaan teknologi belum maksimal dalam kegiatan pelayanan kepada customer.
5. Laporan, Merupakan analisis atas laporan hasil pengolahan data sistem informasi pendaftaran sebagai hasil dari proses sebelumnya. Namun data dan informasi yang dihasilkan kurang akurat
6. Dokumen, Analisis dokumen berkaitan dengan kualitas informasi (akurat, tepat waktu dan relevan) dan nilai informasi (biaya informasi dan manfaat informasi) yang dihasilkan. Adapun dokumen yang diperlukan dalam sistem ini adalah data pendaftaran, data seleksi, data pembayaran, data informasi kampus.
2.6. Analisa Kelayakan
Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak atau tidaknya sistem tersebut. Aspek-aspek kelayakan yang akan dianalisis dalam perancangan sistem antara lain: kelayakan operasional, teknologi dan kelayakan ekonomi. Analisa kelayakan untuk AMIK JTC SEMARANG adalah sbb :
1. Kelayakan Operasional
Saat ini operasional kampus masih dilakukan secara manual baik dalam pendataan, pembuatan laporan, maupun penyediaan informasi sehingga mengalami banyak masalah dan kendala seperti yang sudah diungkapkan sebelumnya. Untuk itu, sistem ini dianggap layak dibangun karena dapat membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh kampus.
2. Kelayakan Teknologi
AMIK JTC Semarang merupakan kampus yang terakreditasi dan teknologi yang mereka miliki sekarang sudah cukup untuk digunakan dalam pengembangan sistem. Sedangkan untuk customer melakukan pencarian informasi dan melakukan pendaftaran melalui akses internet.
3. Kelayakan Ekonomi
Dari segi ekonomi AMIK JTC Semarang sangat layak untuk pengadaan sistem yang baru karena omset dan peminat yang makin bertambah banyak tiap tahunnya. Dengan adanya sistem baru yang terkomputerisasi akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi perusahaan.
BAB III
DESAIN SISTEM
Pada bab ini akan dijelaskan tentang desain sistem untuk AMIK JTC Semarang yang meliputi Diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD), Diagram use case, Diagram Class, Diagram Sequen, Diagram kolaborasi, Entity Relationship Diagram (ERD), Diagram Objek, Phisical Data Model.
3.1 Diagram Konteks
3.2 Data Flow Diagram ( DFD )
3.3 Diagram Use Case
3.4 Diagram Class Sistem Pendaftaran
3.5 Diagram Objek Sistem Pendaftaran
3.6 ER – Diagram
3.7 Konseptual Data Model
3.8 Physical Data Model
3.9 Diagram Sequen 3.10 Diagram Kolaborasi
BAB IV
PENUTUP
Demikian hasil pengamatan dan analisa kami mengenai sistem penerimaan mahasiswa baru pada AMIK JTC Semarang, kami berharap rancangan sistem kami bisa menjadi pertimbangan pihak kampus untuk memperbaiki sistem yang ada ke sistem secara online untuk memudahkan semua pihak.
Sebagai penulis, kami sadar bahwa masi banyak kekurangan yang ada dalam penulisan makalah ini,oleh sebab itu sudi kiranya para pembaca mau memberi kritik dan saran untuk menjadi acuan dalam pembuatan makalah berikutnya.
PENULIS