ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK HARAPAN MELIAU
Analisis PIECES
Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa
aspek antara lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance,
information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting
untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis
ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat
gejala dari masalah utama.
3.4 Analisis PIECES
Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa
aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance,
information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting
untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis
ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat
gejala dari masalah utama.
1. Performance ( Kinerja Sistem)
Analisis kinerja ditujukankan untuk mengetahui tingkat kinerja dari
sebuah sistem apakah kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan
yang diharapkan atau sudah mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja dari
sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi dan tanggap waktu. Jumlah
produksi merupakan jumlah perkerjaan yang bisa diselsekan dalam jangka waktu
tertentu. Sedangkan tanggap waktu adalah keterlambatan rata-rata anatara
suatau teransaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada teransaksi
berikutnya.
Dalam kasus ini, kinerja dari sistem perpustakaan SMK HARAPAN dirasakan kurang
efektif dan efisien jika dilihat dari hasil Throughput(hasil dari beberapa waktu ) dan Respon time yang diberikan oleh
sistem pengolah data perpustakaan tersebut. Misalkan saja dalam pencarian data buku
dan pembuatan laporan, kedua pekerjaan ini membutuhkan waktu yang cukup lama
dalam penyelesaiannya. Hal ini terjadi dikarenakan proses yang dilakukan masih bersifat
manual sehingga proses penyelesaian kedua pekerjaan tersebut membutuhkan waktu
yang lama.
Table 3.1 Performance
Sistem Lama
• Jumlah beban kerja lebih besar dalam mengerjakan 4 laporan
yaitu laporan koleksi buku, anggota, sirkulasi peminjaman,
sirkulasi pengembalian dalam 1 minggu
• Pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan
memerlukan waktu yang lama karna pembuatanya masih bersifat
manual
Sistem baru : Sistem perpustakaan yang dapat mengerjakan beberapa laporan sehingga jumlah beban kerja menjadi lebih ringan
Sistem pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan lebih efektif dan efisien
2. Information (Informasi)
Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat,
relevan dan tepat waktu. Akurat berarti informasi yang dihasilkan terbebasa dari
kesalahan dan tidak menyesatkan, sedangkan relevan berarti informasi tersebut
memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu berarti informasi harus ada
ketika dibutuhkan. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah
informasi yang baik bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan
dijadikan sebagai dasar dari pengambilan keputusan.
Pada sistem informasi perpustakaan yang ada di SMK HARAPAN
hasil pengolahan informasinya masih memiliki beberapa kelemahan. Seperti
kelambatan dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak
perpustakaan sendiri maupun pihak-pihak yang terkait.
Table 3.2. information
Sistem lama
• Tepat waktu. Pembuatan laporan yang seharusnya selesai dalam
1 hari, menjadi 2 sampai 3 hari
• Akurat. Tingkat kesalahan masih cukup besar karena proses masih dilakukan secara manual
Sistem baru : sistem yang bisa membuat laporan secara tepat waktu dan akurat
3. Economy (Ekonomi)
Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan
mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah
perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan
terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya
pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan
biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat di kurangi semaksimal
mungkin, Khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.
Table 3.3 Economy
Sistem lama
• Biaya yang digunakan untuk pengadaan alat tulis, tinta, buku dan
kertas lebih besar
• Pengolahan secara manaual dengan waktu yang lama dapat menigkatkan biaya operasional
Sistem baru : sistem pengolahan secara otomatis dengan waktu yang singkat yang bisa meminimalkan biaya yang di keluarkan untuk pengadaan alat tulis dan sebagainya.
4.Control (Pengendalian)
Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian
dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah
standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau
mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang
akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk
mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau
organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang
mengalamai kendala dapat diperbaiki.
Table 3.4 control.
Sistem lama
• Pengendalian data pada sistem sirkulasi perpustakaan kurang
maksimal karena masih terdapat kesalahan pencatatan baik
secara disengaja ataupun tidak
sitem baru : sistem pengendalian yang bisa melakukan pencatatan dengan baik agar sirkulasi perpustakaan berjalan maksimal
5. Eficiency (Efisiensi)
Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana
menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang
diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi
pihak-pihak yang memerlukanya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan
bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan
usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.
Table 3.5 Eficiency
Sistem lama
• Beban kerja yang ditimbulkan lebih banyak, seperti proses
pendataan buku, proses peminjaman, pengembalian dan
pembuatan laporan-laporan
Sistem baru
: sistem yang bisa membuat efisiensi suatu beban kerja
6. Service (Pelayanan).
Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita
lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan
pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya
pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem
informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu
terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah
satu alasan diandakannya pengembangan sistem.
Table 3.6 Service
Sistem lama
Dari segi pelayanan terhadap anggota baik yang menyangkut
peminjaman, pengembalian, serta pembuatan laporan masih
membutuhkan waktu yang lama dan kurang maksimal
Sistem baru : sistem yang bisa memberi pelayanan terhadap anggota dengan lebih baik dan cepat.
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Kebutuhan fungsional:
1. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tinga
validasi data yang baik
2. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan
dengan tingkat validasi data yang baik
3. Sistem harus mampu menyajikan data atau semua laporan yang dibutuhkan,
baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan
pengembalian, maupun laporan denda.
Analisis PIECES
Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa
aspek antara lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance,
information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting
untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis
ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat
gejala dari masalah utama.
3.4 Analisis PIECES
Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa
aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance,
information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting
untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis
ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat
gejala dari masalah utama.
1. Performance ( Kinerja Sistem)
Analisis kinerja ditujukankan untuk mengetahui tingkat kinerja dari
sebuah sistem apakah kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan
yang diharapkan atau sudah mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja dari
sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi dan tanggap waktu. Jumlah
produksi merupakan jumlah perkerjaan yang bisa diselsekan dalam jangka waktu
tertentu. Sedangkan tanggap waktu adalah keterlambatan rata-rata anatara
suatau teransaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada teransaksi
berikutnya.
Dalam kasus ini, kinerja dari sistem perpustakaan SMK HARAPAN dirasakan kurang
efektif dan efisien jika dilihat dari hasil Throughput(hasil dari beberapa waktu ) dan Respon time yang diberikan oleh
sistem pengolah data perpustakaan tersebut. Misalkan saja dalam pencarian data buku
dan pembuatan laporan, kedua pekerjaan ini membutuhkan waktu yang cukup lama
dalam penyelesaiannya. Hal ini terjadi dikarenakan proses yang dilakukan masih bersifat
manual sehingga proses penyelesaian kedua pekerjaan tersebut membutuhkan waktu
yang lama.
Table 3.1 Performance
Sistem Lama
• Jumlah beban kerja lebih besar dalam mengerjakan 4 laporan
yaitu laporan koleksi buku, anggota, sirkulasi peminjaman,
sirkulasi pengembalian dalam 1 minggu
• Pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan
memerlukan waktu yang lama karna pembuatanya masih bersifat
manual
Sistem baru : Sistem perpustakaan yang dapat mengerjakan beberapa laporan sehingga jumlah beban kerja menjadi lebih ringan
Sistem pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan lebih efektif dan efisien
2. Information (Informasi)
Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat,
relevan dan tepat waktu. Akurat berarti informasi yang dihasilkan terbebasa dari
kesalahan dan tidak menyesatkan, sedangkan relevan berarti informasi tersebut
memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu berarti informasi harus ada
ketika dibutuhkan. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah
informasi yang baik bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan
dijadikan sebagai dasar dari pengambilan keputusan.
Pada sistem informasi perpustakaan yang ada di SMK HARAPAN
hasil pengolahan informasinya masih memiliki beberapa kelemahan. Seperti
kelambatan dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak
perpustakaan sendiri maupun pihak-pihak yang terkait.
Table 3.2. information
Sistem lama
• Tepat waktu. Pembuatan laporan yang seharusnya selesai dalam
1 hari, menjadi 2 sampai 3 hari
• Akurat. Tingkat kesalahan masih cukup besar karena proses masih dilakukan secara manual
Sistem baru : sistem yang bisa membuat laporan secara tepat waktu dan akurat
3. Economy (Ekonomi)
Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan
mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah
perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan
terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya
pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan
biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat di kurangi semaksimal
mungkin, Khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.
Table 3.3 Economy
Sistem lama
• Biaya yang digunakan untuk pengadaan alat tulis, tinta, buku dan
kertas lebih besar
• Pengolahan secara manaual dengan waktu yang lama dapat menigkatkan biaya operasional
Sistem baru : sistem pengolahan secara otomatis dengan waktu yang singkat yang bisa meminimalkan biaya yang di keluarkan untuk pengadaan alat tulis dan sebagainya.
4.Control (Pengendalian)
Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian
dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah
standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau
mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang
akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk
mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau
organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang
mengalamai kendala dapat diperbaiki.
Table 3.4 control.
Sistem lama
• Pengendalian data pada sistem sirkulasi perpustakaan kurang
maksimal karena masih terdapat kesalahan pencatatan baik
secara disengaja ataupun tidak
sitem baru : sistem pengendalian yang bisa melakukan pencatatan dengan baik agar sirkulasi perpustakaan berjalan maksimal
5. Eficiency (Efisiensi)
Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana
menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang
diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi
pihak-pihak yang memerlukanya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan
bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan
usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.
Table 3.5 Eficiency
Sistem lama
• Beban kerja yang ditimbulkan lebih banyak, seperti proses
pendataan buku, proses peminjaman, pengembalian dan
pembuatan laporan-laporan
Sistem baru
: sistem yang bisa membuat efisiensi suatu beban kerja
6. Service (Pelayanan).
Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita
lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan
pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya
pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem
informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu
terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah
satu alasan diandakannya pengembangan sistem.
Table 3.6 Service
Sistem lama
Dari segi pelayanan terhadap anggota baik yang menyangkut
peminjaman, pengembalian, serta pembuatan laporan masih
membutuhkan waktu yang lama dan kurang maksimal
Sistem baru : sistem yang bisa memberi pelayanan terhadap anggota dengan lebih baik dan cepat.
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Kebutuhan fungsional:
1. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tinga
validasi data yang baik
2. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan
dengan tingkat validasi data yang baik
3. Sistem harus mampu menyajikan data atau semua laporan yang dibutuhkan,
baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan
pengembalian, maupun laporan denda.